Ditt sentralbord har mulighet til å ha lydmeldinger som leses opp for innringer. Disse kan dere lese inn på forhånd og så laste opp til sentralbordet, eller de kan leses inn “på farten” fra en av sentralbordtelefonene deres. Alle lydmeldinger er helt valgfrie, og alle kan være nøyaktig det dere ønsker de skal være. Eksemplene er ment for å gi en større forståelse for hva de ulike meldingene er ment for.

Velkomst- og stengtmelding

Dersom dere har en åpningstidssjekk, vil sentralbordet sjekke om løsningen er åpen eller stengt. Dersom den er åpen, kan det spilles en velkomstmelding. Denne sier for eksempel “Velkommen til ACME AS”.

Dersom løsningen er stengt vil en stengtmelding leses opp. Denne sier for eksempel “Velkommen til ACME AS, vi har dessverre stengt nå. Våre åpningstider er mandag til fredag, 09 til 16. Send oss gjerne en epost på epost@epost.epost i mellomtiden, eller ring tilbake i våre åpningstider.”

Dersom dere ikke bruker åpningstider, kan løsningen gå direkte til velkomstmelding hver gang noen ringer.

Menymelding

Kanskje ønsker dere å filtrere samtalene, slik at ikke alle innkommende samtaler går til alle agenter. Da lager vi det vi kaller køer. For eksempel kan man ha en kø for support, og en kø for fakturahenvendelser. Da må man også ha en meny med tilknyttede tastevalg, så innringeren havner i riktig kø. Menymeldingen sier derfor for eksempel “Du får nå to valg. Tast 1 for teknisk support, tast 2 for fakturaspørsmål og andre henvendelser.”

Menyen kan ha opp til 9 alternativ (dette grunnet antall taster på en telefon!).

Ventemelding i kø

Dersom en innringer må vente lenge i kø kan det være fint å få lest opp en melding med informasjon underveis. For eksempel kan du minne innringer om at dere også er tilgjengelige via epost og chat, eller du kan beklage stor pågang i øyeblikket. Dette kaller vi ventemelding i kø.

Telefonsvarermelding

iplink sin telefonsvarer kommer innebygget med melding som sier velkommen til talepostkassen, og som gir instruksjoner for å lese inn melding. Ofte ønsker man selv å si velkommen til talepostkassen, og det kaller vi da en talepostkassemelding. Vi anbefaler at talepostkassen selv får lese opp instruksjonene som kommer etterpå. En slik melding kan for eksempel være: “Du har nå kommet til ACME AS sin talepostkasse. Legg igjen en beskjed her så vil vi besvare den så raskt som mulig innenfor våre åpningstider.” Beskjeden innringeren leser inn vil da sendes som en lydfil til en epost-adresse dere har angitt, der den kan lyttes til og eventuelt besvares. Filen vil være navngitt etter innringers nummer.