Ringekoder for iplink Sentralbord
Dere kan betjene mesteparten av deres sentralbord på egen hånd, gjennom en tale- og tastemeny. Ring fra en av sentralbordtelefonene til de ulike kodene, og dere vil ledes gjennom menyene.
(NB! Fra mobiler fungerer dette annerledes! Fra disse ringer dere sentralbordets hovednummer.
Klikk her for å lese mer om ringekoder for mobiltelefoner.)
For å logge av eller på kø
For å logge på en kø, taster du nummeret til køen du skal logge på, etterfulgt av *-tasten på din telefon. Når du logger på en kø, vil innringere som velger tilsvarende tastevalg, sendes videre til din telefon.
Eksempel 1 – pålogging:
Bjørn jobber i fakturaavdelingen, og ønsker å besvare samtaler som omhandler fakturaspørsmål. Han vil ikke ta i mot supportsamtaler. Telefonsentralen har to køer, kø 1 er support-kø og kø 2 er fakturakø. Bjørn ringer 700 og følger talemenyen. Han taster 2 etterfulgt av *, og er da logget på kø 2. Innringer til sentralbordet får opplest sine alternativer: “Tast 1 for support, tast 2 for faktura.” Innringer taster 2. Telefonen til Bjørn ringer og han kan besvare samtalen. NB! Bjørns telefon vil kun ringe dersom sentralbordet er åpent.
Eksempel 2 – avlogging:
Bjørn skal ha langhelg og skal være borte fra arbeid både fredag og mandag. Før han forlater arbeidsplassen sin, logger han seg av køen, slik at telefonen hans ikke ringer mens han er borte. Bjørn ringer 700 og følger talemenyen. Han taster 2 etterfulgt av #, og er da logget av kø 2. Siden Bjørn ikke har vært logget på andre køer, vil telefonen hans nå ikke ta i mot flere samtaler fra innringere til sentralbordet. Når Bjørn kommer tilbake på tirsdag, logger han seg på køen igjen.
702 – for å endre talemeldinger
For å endre talemeldingene i deres sentralbord ringer dere 702. Herfra kan dere styre velkomstmelding, stengtmelding, menymelding og opptattmelding. Dette er meldingene en innringer til deres sentralbord får lest opp når de ringer deres hovednummer.
Velkomstmelding
Velkomstmeldingen er det første som spilles av for en innringer til deres hovednummer. Vi anbefaler at dere opplyser om firmaets navn, slik at innringer vet at de har kommet riktig. Eksempel: “Velkommen til ACME ENK.”
Stengtmelding
Stengtmeldingen spilles av dersom sentralbordet er stengt. Sentralbordet kan være stengt dersom det er utenfor de fastsatte åpningstider (ACME ENK stenger klokken 16, kunden ringer klokken 16:18), eller på norske helligdager. Sentralbordet kan også stenges manuelt. Eksempel: “ACME er nå stengt. Vi har åpent mandag til fredag, 08 til 16. Utenfor åpningstiden kan du sende oss en epost til epost@acme.as”
Menymelding
Menymeldingen leses opp etter velkomstmeldingen, og leser opp en meny for innringeren. Her leses gjerne køalternativene opp. Eksempel: “Du har to valg. For support, tast 1. For fakturaspørsmål, tast 2.”
Opptattmelding
Opptattmeldingen leses høyt når alle påloggede agenter i den aktuelle køen er opptatt, eller etter at kunden har vært i kø i 4 minutter (antall minutter kan endres ved å kontakte iplink). Eksempel: “Alle våre agenter er opptatt i en samtale. Ønsker du å legge igjen en beskjed, tast 0.”
Eksempel 1 – velkomstmelding:
Firmaet skifter navn fra ACME ENK til ACME AS. Nåværende velkomstmelding er “Hei, og velkommen til ACME ENK, din leverandør av hva det skulle være.” Anne skal endre velkomstmeldingen, og ringer 702 og følger deretter talemenyen. Hun taster 1 for å kontrollere velkomstmeldingen og 1 for å lese inn ny melding. Anne leser inn “Hei, og velkommen til ACME AS, din leverandør av hva det skulle være.” Deretter aktiverer hun meldingen ved å taste 3. Når neste kunde ringer inn, får de opplest den nye velkomstmeldingen.
Eksempel 2 – stengtmelding:
Det er pinse, og firmaet skal holde stengt. Standard stengtmelding opplyser om vanlige åpningstider (“Du har kommet til ACME AS. Åpningstidene våre er mandag til fredag, 08 til 16. Utenfor åpningstiden kan du sende oss en epost på epost@acme.as”), men den passer ikke når sentralbordet skal være stengt i flere ukedager. Anne skal endre stengtmeldingen, og ringer 702 og følger talemenyen. Hun taster 2 for å kontrollere stengtmeldingen og 1 for å lese inn ny melding. Anne leser inn “Du har kommet til ACME AS. Vi holder stengt i pinsen, og er tilbake onsdag 25. mai. Du kan kontakte oss på epost@acme.as.” Hun aktiverer meldingen ved å taste 3. Når neste kunde ringer inn utenfor sentralbordets åpningstider (for eksempel på en av helligdagene), får de opplest den nye stengtmeldingen.
Eksempel 3 – standard stengtmelding: Pinsen er over, og standard stengtmelding skal gjenaktiveres. Anne ringer 702 og følger talemenyen. Hun taster 2 for å kontrollere stengtmeldingen og 4 for å aktivere standard melding. Når neste kunde ringer inn utenfor sentralbordets åpningstider, får de opplest standard stengtmelding.
799 – for å stenge eller åpne sentralbord
De fleste ønsker at sentralbordet skal følge faste åpningstider. Under oppsett av sentralbordet gir kunden oss beskjed om hvilke åpningstider de eventuelt ønsker (for eksempel 08–17 hverdager, 10–16 lørdager). Som standard lar vi også alle sentralbord med fastsatte åpningstider være stengt på norske helligdager. Ta kontakt dersom dere ønsker det satt opp annerledes.
For å åpne eller stenge sentralbordet ringer dere 799. Herfra kan dere stenge sentralbordet (fullstendig stengt – åpner kun manuelt), åpne sentralbordet (fullstendig åpent – stenger kun manuelt) eller la det følge standard åpningstider (som registrert av oss). Dere kan også sjekke status for åpent/lukket her.
Eksempel 1 – stenge sentralbord:
ACME AS skal ha sommerstengt i uke 27. De har lest inn en ny stengtmelding som skal brukes midlertidig og aktivert denne (“Du har kommet til ACME AS. Vi holder sommerstengt i uke 27, og er tilbake mandag klokken 08. I mellomtiden kan du sende oss en epost på epost@acme.as.”). Før Kristine reiser fra jobb ringer hun 799 og følger talemenyen. Hun taster 0 for å stenge sentralbordet, og får bekreftet at sentralbordet er stengt. Når neste kunde ringer inn får de opplest den midlertidige stengtmeldingen uansett når på døgnet de ringer.
Eksempel 2 – standard åpningstider:
Kristine kommer tilbake på jobb i uke 28. Hun ringer 799 og følger talemenyen for å åpne sentralbordet. Hun taster 2 siden hun ønsker at sentralbordet nå skal følge standard åpningstider igjen. Hun passer også på å endre tilbake til standard stengtmelding.
Ringekoder for mobiltelefoner
Merk at dette ikke gjelder iplink Soft. De som har softphone/eget utstyr bruker ringekodene som beskrevet over.
Ring deres hovednummer fra den aktuelle mobiltelefonen, og følg deretter menyens instruksjoner.
Eksempel 1 – pålogging:
Bjørn jobber i fakturaavdelingen, og ønsker å besvare samtaler som omhandler fakturaspørsmål på sin mobiltelefon som er registrert som mobil agent. Han vil ikke ta i mot supportsamtaler. Telefonsentralen har to køer, kø 1 er support-kø og kø 2 er fakturakø. Bjørn ringer sentralbordets åttesifrede hovednummer og følger talemenyen. Han taster 0 for å logge av eller på kø. Deretter lytter han til neste menysteg, og taster 2 etterfulgt av *, og er da logget på kø 2. Innringer til sentralbordet får opplest sine alternativer: “Tast 1 for support, tast 2 for faktura.” Innringer taster 2. Mobiltelefonen til Bjørn ringer og han kan besvare samtalen. NB! Bjørns mobiltelefon vil kun ringe dersom sentralbordet er åpent.
Eksempel 2 – velkomstmelding:
Firmaet skifter navn fra ACME ENK til ACME AS. Nåværende velkomstmelding er “Hei, og velkommen til ACME ENK, din leverandør av hva det skulle være.” Anne skal endre velkomstmeldingen fra sin mobile agent, og ringer sentralbordets hovednummer og følger deretter talemenyen. Hun taster 2 for å endre talemeldinger. Deretter taster hun 1 for å kontrollere velkomstmeldingen og 1 for å lese inn ny melding. Anne leser inn “Hei, og velkommen til ACME AS, din leverandør av hva det skulle være.” Deretter aktiverer hun meldingen ved å taste 3. Når neste kunde ringer inn, får de opplest den nye velkomstmeldingen.
Eksempel 3 – stenge sentralbord:
ACME AS skal ha sommerstengt i uke 27. De har lest inn en ny stengtmelding som skal brukes midlertidig og aktivert denne (“Du har kommet til ACME AS. Vi holder sommerstengt i uke 27, og er tilbake mandag klokken 08. I mellomtiden kan du sende oss en epost på epost@acme.as.”). Etter Kristine har reist fra jobb kommer hun på at de har glemt å stenge sentralbordet. Fra sin mobile agent ringer hun sentralbordets hovednummer og følger talemenyen. Hun taster 9 for å åpne eller stenge sentralbordet. Hun taster 0 for å stenge sentralbordet, og får bekreftet at sentralbordet er stengt. Når neste kunde ringer inn får de opplest den midlertidige stengtmeldingen uansett når på døgnet de ringer.